Siehe auch: Buchhaltung, Kameralistik, Rechnungswesen

Die Bilanz und Erfolgsrechnung beruht auf dem zuerst in Italien unter den Medici aufgekommenen Prinzip der sogenannten doppelten Buchführung, welches jede Transaktion gleichermaßen als Soll- und als Haben -Buchung in die jeweiligen Konten einträgt. Eine Gehaltsauszahlung würde dabei auf dem Konto der Bank abgezogen, also in dem Haben vermerkt und dem Konto der Personalkosten gutgeschrieben, also in dem Soll eingetragen. Buchungen werden stets nachdem Schema "Sollkonto an Habenkonto" gebucht. Unsere Buchung der Personalkosten in Höhe von 140 Tausend Einheiten der benutzten Währung würde der Buchhalter als "Personalkosten an Bankkonto 140.000" nennen und so in seine Konten schreiben:

        Personalkosten                         Bankkonto
  Soll        |        Haben           Soll        |       Haben
  ------------+-------------           ------------+------------
  Abr. von    |      ,---                    ,---  | Personal:
  03: 140 Tausend |  ---'                    ---'      | 03: 140.000
  ------------+-------------           ------------+------------

Am Ende einer Buchführungsperiode werden die offenen Kontenbeträge mit der Bilanz gegengebucht. Leere Flächen werden in Kontenausdrucken mit der sogenannten Buchhalternase blockiert, welche die Möglichkeit einer Manipulation des Kontos unterbinden soll (ich bitte um Entschuldigung für die krude ASCII-Grafik).

Anstelle der Begriffe Soll und Haben werden in der Bilanz auch die Wörter Aktiva und Passiva benutzt, die darauf hinweisen sollen, dass dasins Geschäft investierte Geld aktiv ist und darin investierten Mittel passiv, also untätig sind.

                        Bilanz
  Aktiva                  |                 Passiva
  ------------------------+------------------------
  Grundstück      500 Tausend | Eigenkapital    401.000
  Betriebs- und           | Hypothek        150.000
  Geschäftsausst.  11 Tausend | Verbindlichk.    20.000
  Fuhrpark         35 Tausend |         ,-----
  Ware             25 Tausend |   -----'
  ------------------------+------------------------
                  571 Tausend |                 571.000

Beispiel einer Bilanz als Konto einer doppelten Buchführung. Wie man sieht, müssen die Summen der Posten auf beiden Seiten des Kontos den gleichen Wert zeigen. Nach dem Abschluss werden die Bilanzdaten wieder auf die Konten zurückgebucht. Die Posten werden von oben nach unten aufsteigend nach ihrer Liquidierbarkeit sortiert.

Nach § 238 HGB jeder Kaufmann (nach der Legaldefinition des § 1 HGB also jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt) verpflichtet, Bücher über seine Geschäfte zu führen. Die Bücher müssen sich auch einem sachverständigen Dritten erschließen, dürfen also ca. von Schlüsseln Gebrauch machen, wenn diese ebenfalls in lesbarer Form vorliegen.

Alle Vorfälle müssen nach § 239 III HGB vollständig nachvollziehbar sein, also auch Fehlbuchungen. Diese müssen storniert; das heißt normalerweise die falschen Zahlen werden nochmals gegenkontiert, und dann die richtigen Zahlen kontiert; werden. Ein Herumhantieren mit Tipp-Ex in den Geschäftsbüchern wäre als Versuch der Manipulation ein Verstoß gegen diese Pflicht, der beispielsweise bei Kapitalgesellschaften nach § 331 Nr. 1 HGB (Unrichtige Darstellung) mit bis zu 3 Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe sanktioniert wird.

Die Aufbewahrungspflichten sind in § 257 HGB festgelegt: Bücher und andere Aufstellungen des Geschäftsverkehrs sowie Belege müssen mindestens 10, Verhandlungsbriefe mindestens 6 Jahre lang geordnet aufbewahrt werden.

Wirtschaftsprüfer und Revisoren sind ausgebildet, die von Buchhaltern erstellten Bilanzen auf Stimmigkeit zu überprüfen.

siehe auch: Revision (Wirtschaftswissenschaft)